Mit ResourceSpace zu effizientem Digital Asset Management
Die Evangelische Kirche im Rheinland (EKiR) ist die zweitgrößte Gliedkirche der Evangelischen Kirche in Deutschland. Mit ihren rund 2,1 Millionen Mitgliedern prägt sie das gesellschaftliche und kulturelle Leben in ihrem Gebiet, das sich von Emmerich bis Saarbrücken und von Aachen bis Altenkirchen erstreckt. Es umfasst Teile der Bundesländer Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Hessen und Saarland.
Die EKiR engagiert sich in vielfältigen diakonischen, bildenden und sozialen Initiativen. Dafür benötigt sie leistungsfähige digitale Werkzeuge, die den hohen Anforderungen an Datenschutz und Zugänglichkeit gerecht werden.
Die Ausgangssituation
Vor der Einführung von ResourceSpace verwaltete die EKiR ihre digitalen Medien und Archivbestände in getrennten Systemen: einem Medienpool und einem Presse- und Mediencenter, die aufwändig synchronisiert werden mussten. Mit über 120.000 Dateien und einem Datenvolumen von mehr als 1,5 Terabyte entstand eine wachsende Notwendigkeit nach einer integrierten, nutzerfreundlichen und sicheren Plattform, die unterschiedliche Zugriffsrechte vom internen Verwaltungsbereich bis hin zur öffentlichen Nutzung abbildet.
Die Herausforderung
Die größte Herausforderung stellte die Datenmigration dar, da die Daten in verschiedenen Formaten und Verzeichnisstrukturen vorlagen. Sie mussten unter weitgehender Einhaltung der Struktur aus dem Archiv und dem Medienpool in das neue System überführt werden. Außerdem war es notwendig, die Metadaten der Dateien zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie korrekt importiert wurden. All dies musste unter Zeitdruck erfolgen, da das alte System bald keinen Support mehr erhalten sollte.
Konzeption für ein zentrales Digitales System zur Medienverwaltung
tripuls begleitete die EKiR bei der Ablösung des alten Systems und der Einführung von ResourceSpace als zentralem System für die Medienverwaltung und das Archiv.
- Konzept-Workshop
- Migration nach ResourceSpace
- Konfiguration, Installation und Programmierung der neuen Systeme
- Video-Sprechstunden
- Hosting
»Mit ResourceSpace haben wir eine intelligente Plattform zur digitalen Medienverwaltung umgesetzt. Das neue System ist nicht nur ungeheuer smart, sondern bietet gleichermaßen viele Möglichkeiten für Erweiterungen und Anpassungen in der Zukunft.«
Drei Instanzen in einer integrierten Lösung
Migration von rund 125.000 Dateien einschließlich umfangreicher Metadaten und IPTC-Mapping. Dazu wurden drei verschiedene Instanzen eingerichtet: Ein Mediencenter, ein DAM-System für das landeskirchliche Archiv und ein neu eingerichtetes Infothek-System zum Hochladen von Dokumenten und Formularen.
Einfach, aber flexibel
Implementierung eines robusten Rechtesystems für verschiedene Nutzerrollen: von Administratoren, Uploadern, Downloadern bis hin zu anonymen Nutzern. Für eine sichere und einfache Nutzerverwaltung wurde das neue System an die Single Sign-On-Lösung Keycloak via SAML angebunden. So können alle beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden über das landeskirchliche Portal direkt auf ResourceSpace zugreifen, der Aufbau einer eigenen Benutzerverwaltung war nicht notwendig. Ähnlich wie bei Google-Konten können Nutzer mit einer einzigen Anmeldung auf verschiedene Anwendungen zugreifen.
Der Schnellzugriff auf Vorlagen, Formulare, Übersichten und mehr
Das Infothek-System wurde als leeres System eingerichtet und dient überwiegend dazu, PDF-Dokumente zu verwalten, die in der Kirche häufig zu Informationszwecken genutzt werden. Es ist neben dem Medienpool und Archiv eine separate, speziell konfigurierte Instanz und besitzt eigene Sichtbarkeits- und Zugriffsregeln. Logo, Styling und Texte wurden individuell an das CI der EKiR angepasst.
Pressearbeit leicht gemacht
Mit ResourceSpace können einzelne Assets oder ganze Kollektionen zusammengestellt und gezielt freigegeben werden, entweder für ausgewählte interne Nutzer oder auch anonym für externe Partner. Dieses Freigabesystem erleichtert insbesondere die Pressearbeit, da Medien unkompliziert, aber kontrolliert geteilt werden können, so dass eine schnelle und sichere Verbreitung gewährleistet ist.
»Ich freue mich, dass wir mit ResourceSpace ein Open-Source-System im Einsatz haben, das unsere Anforderungen sehr gut abbildet und skalierbar ist. Der Einsatz freier Software passt gut zu unserer IT-Strategie. Nicht nur in Bezug auf Kosten ist ResourceSpace eine gute Lösung, sondern wir haben auch vollständige Kontrolle über unsere Daten.«
